《浅谈秘书日常工作与文档管理的关系》秘书日常工作与文档管理是互相交叉、重叠的两项工作

    《浅谈秘书日常工作与文档管理的关系》秘书日常工作与文档管理是互相交叉、重叠的两项工作


       随着社会的发展科学技术的进步它们的关系变得更加紧密.文章通过对秘书工作与文档管理的交叉、重叠关系的研究指出二者在工作上可以起到互相促进的作用以及文档管理对秘书日常工作起到完善的作用并对二者的规范化提出了有效的意见和对策.文章有利于促进工作者在秘书日常及文档管理工作上的进步因而有效提升二者的工作的水平. 关键词秘书日常工作;文档管理;关系前 言 秘书日常工作主要包括秘书对日常中出现的事务进行处理的工作的对保证日常工作顺利进行的信息进行的调查研究工作对日常工作中的文书、档案进行的处理工作以及对日常中会议事务工作做准备的会务工作.[1]文档管理是组织内部的专门的部门、工作人员遵循特定的规定采取科学有效的方法对文书与档案所进行的管理工作主要包括文档工作人员对文书的制作、办理和整理与归档以及文档工作人员对档案进行的收集整理、鉴定价值、保管与提供档案利用等方面的工作.[2]秘书日常工作与文档管理在工作上有着交叉、重叠的部分具体表现在秘书日常工作与文档管理的文书工作、档案工作中的工作原则、工作性质、工作内容上的互相交叉、重叠.通过研究秘书日常工作与文档管理之间的关系既能充分认识到秘书日常工作与文档管理之间的关系又能有效提高秘书日常工作的效率以及文档管理工作的效率. 1.秘书日常工作与文档管理互相交叉、重叠 1.1秘书日常工作与文档管理在文书工作上的互相交叉、重叠之处 在秘书日常工作中秘书的文书工作是一项必不可少的重要组成部分.

    [3]秘书的文书工作主要就是秘书工作人员接收文件处理文件发送文件对办毕的文件进行整理归档以及对电子文件的处理.[4]文档管理中的文书工作主要就是文档管理工作人员对文书的制作与处理按照规定整理和归档已经办毕的文书.[5]二者的工作目的都是为了更好的处理工作使工作有序地进行并按照规定完成既定的事务.[6]秘书日常工作与文档管理在工作在文书工作上的交叉、重叠的部分具体表现在秘书日常工作与文档管理的文书工作的工作性质、工作内容、工作内容上的互相交叉、重叠. 1.1.1在文书制作、文书处理内容上的互相交叉、重叠之处 秘书日常工作中的文书工作的与文档管理的文书工作二者在文书工作中的主要工作内容都包括两个方面一方面是对文件的接收另一方面是对文件的制发与处理的工作.[7]从二者的工作人员在接收文件的处理的工作内容上可以看出二者都有签收、登记、注办等的工作步骤.从二者的工作人员在的制发与处理文件的工作内容上可以发现二者都有表示拟稿、核稿、签发、复核、登记的工作步骤.所以秘书的文书工作与文档管理的文书工作在对文件的接收对文件的制发与处理工作的内容上有互相交叉、重叠之处. 1.1.2在文书整理与归档工作内容上的互相交叉、重叠之处 秘书日常工作中秘书工作人员对办毕的且具有保存价值的文件材料遵循一定的规律对该文件材料进行整理归档工作将整理好的文件材料通过采取放入档案盒内的工作手段对文件材料进行保管最后把档案盒递交给专门的档案管理工作人员或部门的工作过程就是秘书文书整理与归档工作. [8] 文档管理的文书工作中由组织内特定的部门与专业的工作人员来承担对文书的整理与归档的工作.

    文书工作人员对办毕的且具有保存价值的文件材料遵循一定的规律对该文件材料进行整理工作确定好保存文件的归档范围、时间与期限按照规定进行分门别类的装入档案盒内进行保存从而做好文档管理的文书整理与归档工作.[9] 由上可知秘书日常工作中的文书工作便是对文件等材料进行的整理以及归档这种工作和文档管理对文书等进行的整理以及归档的文书工作它们二者都是对于已经完成的并且具有被保存的价值的文件材料进行的工作而且它们都需要循着相应的规律才能对文件等材料进行一定的整理以及归档的工作程序它们都需要确定好一定的相应的归档例如范围、时间、期限以及工作目的就是对具有被保存的价值的文件进行更好的保护和管理并以此来为以后的工作更好的开展做好准备.因此在秘书所进行的日常工作中文书的整理以及归档工作文档管理的文书工作中对文件的整理以及归档工作他们两者在内容上不但交叉而且有重叠之处. 1.1.3电子公文处理的工作内容上的互相交叉、重叠之处 秘书日常工作的文书工作中电子文件的处理工作就是秘书工作人员通过科学地运用网络、信息系统把具有保管价值的电子文件收集起来并进行编码与分门别类以便于日后形成统一而完整的数据库.[10]秘书的电子文件处理工作主要是为了实现电子文件的价值更好地为组织服务. 文书工作的电子公文处理包括对电子文件的分类、对电子文件的鉴定、电子文件的处置.文书工作的电子公文处工作的主要内容为文书工作人员遵循既定的文书工作程序将电子文件通过存在格式进行存储上的分类对电子文件的进行保管价值的鉴定来决定该电子文件的去留与保存期限同时登记留下来的电子文件的保存日期并对该文件进行编号最后就是把有利用价值的电子文件保存到相关的数据库中.[11]文书工作的电子公文处理工作主要是为了实现电子文件的价值更好地为组织服务. 因此秘书的电子文件处理与文书工作的电子公文处理的工作内容有着很多的相同步骤比如二者都会对电子文件进行科学地分类为每一个电子文件进行精准的编码对电子文件保管的期限进行科学地划分并逐步建立与完善对电子文件信息的保管系统.二者的工作目的都是为了更好的管理电子文件发挥电子文件的价值从而实现信息的有效利用为日后的档案工作做好准备.所以秘书的电子文件处理与文档管理的电子文书处理二者的工作内容与工作目的都有着互相交叉、重叠之处.

    1.2秘书的日常工作与文档管理在档案管理工作上的互相交叉、重叠之处 秘书的日常工作中的档案工作就是秘书人员收集具有保存价值的文件为方便日后工作提供利用的工作.文档管理中的档案管理工作就是文档工作人员科学地对档案进行有效的管理工作的过程是为 党、国家的工作提供服务的工作.[12]两者在原则、性质、内容上不但交叉而且有重叠之处. 1.2.1在档案工作的原则、性质、内容上的互相交叉、重叠之处 秘书的档案工作与文档管理的档案工作二者的工作原则都是遵循国家法律对档案工作的规定档案的工作就是为了给社会提供服务为组织与个人提供帮助在档案的工作过程中应当维护档案的安全保证档案的完整档案的工作是由专门的组织、部门来进行管理并对档案工作有着严格的规范与制度.[13] 秘书的档案工作与文档管理的档案工作二者的工作性质都有为工作中信息沟通、流动提供有利条件的信息性对管理事务工作起到积极作用的管理性符合科学工作原则的科学性为其他工作提供服务的服务性为组织单位所有并为组织单位服务的政治性以及不随便对外开放的机密性. 秘书的档案工作与文档管理的档案工作二者的工作内容都包括对日常工作中的已经办理完毕的文件进行保管价值上的鉴定从而决定该文件的去留对确定保管的文件进行分类整合、标注编号、日期与期限使之成为档案最后进行档案的合理保管并提供利用并做好相关的统计工作等.[14]

    由上可知秘书日常工作中的档案工作与文档管理的档案工作的工作原则相同都是由国家的法律规定的秘书日常工作中的档案工作与文档管理的档案工作在工作性质有相互交叉、重叠的部分比如二者都具有管理性、服务性、机要性秘书日常工作中的档案工作与文档管理的档案工作的工作内容都是围绕档案而展开的工作工作内容有着明显的交叉重叠之处.所以秘书日常工作的档案工作与文档管理的档案工作二者的工作原则、工作性质与工作内容都有着互相交错、重叠之处. 1.2.2在电子文件管理工作内容上的交叉、重叠之处 秘书日常工作的档案工作中对电子文件的管理工作与文档管理的档案工作中电子文件的管理工作二者的工作目的都是对已经确定归档的电子文件进行的保管以及为组织、个人提供利用服务.[15]二者的工作人员对归档电子文件的保管应做到在档案馆室内部建立完善的规章制度存放磁盘、磁带的介质库房要保持温度在15℃-25℃之间相对湿度在40%-60%之间保持良好的通风和符合要求的洁净度[11]将盘、带盒放在安全可靠的地方必要时进行密封保护使用、移动软磁盘时不直接用手去触摸磁盘裸露的部分保持磁盘的清洁不去损坏折叠磁盘对磁盘进行定期的检查、清洁、复制、杀毒.二者的工作人员都应当结合实际情况灵活运用科技手段主动对社会、组织、个人提供利用服务从而实现档案的价值最大化


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