浅析秘书职业特征及发展趋势秘书作为一个存在已久的职业

 浅析秘书职业特征及发展趋势秘书作为一个存在已久的职业

       有着自己独特的职业性质和特征.随着社会主义市场经济在我国的建立和深入我国的秘书职业变得更加现代化和国际化秘书职业的智能程度、工作方式、服务内容等等也都在发生着深刻的变革秘书职业呈现出了与传统秘书截然不同的职业特点例如参谋辅助性、从属被动性、综合服务性等并且朝着更加正规化、科学化国际化的方向发展.

    关键词秘书职业职业特征发展趋势

    一、我国秘书职业现状分析

    一秘书工作职责界限不清

    在我国社会中秘书职业是政府机关或者其企业单位都会存在的一种行政职位那么在世界上也是存在比较广泛的一种职业.对于整个社会的发展来讲秘书职业也是起着举足轻重的作用.但是长期以来我国的秘书工作大多是渗透在机关单位行政事业中的没有一个准确而又清晰的定位所以导致了社会上许多人对于秘书职业的误解甚至于是偏见.社会上许多职业及人员认为秘书工作仅仅是是一辅助性的职业秘书人员也只是从事着简单的脑力或是体力劳动当然秘书从业人员也没有得到其应有的职业尊重.此外秘书职业的工作标准和服务范围也没有一个明确的定位大部分单位都是根据本单位的实际情况或是领导的需求来分配秘书人员的工作.秘书人员的部分工作交叉或融合在了其他部门或岗位人员而秘书人员本身又做着一些和秘书工作没有太大关系的事情.再次是秘书自我角色模糊不清或表现为唯唯诺诺仅仅只听从与领导的安排吩咐太过于被动和依赖工作上缺乏主观能动性和积极性从而不被领导重视或表现为过于主动事事都想参与常常依附领导的权力狐假虎威从而威胁到领导的处境.这些表现都是因为秘书工作缺乏明确的职责界限从而导致秘书人员本身缺乏角色定位和自我定位.

    二秘书队伍水平参差不齐

    近年来社会主义市场经济在我国逐渐深入所以社会上也越来越多的需要秘书人员的存在同时秘书学专业的人员的就业范围也在慢慢的变大从前只是党政机关、企事业单位单纯的需要秘书岗位如今各行各业都需要秘书这个岗位.然而大多数的秘书从业人员并不清楚自己的职业职责界限不清职责范围再加上整个社会对秘书行业没有深入的认识和了解所以出现了了秘书行业整体综合素质和水平良莠不齐用人单位企事业单位在招聘秘书人员时也是从各个渠道来招聘.这样一来秘书任职的门槛就变得越来越低用人单位对任职人员的学历要求并不高例如高中生、本科生、硕士生、博士生而且在专业上要求也并不严格如果是秘书专业更好但不是的话是其他专业也可以.因而到目前为止很多企事业单位的秘书人员大多都并没有接受过专业的职业教育更没有过相关方面的知识培训经历.由于这一现象的出现使得我国秘书行业整体人员素质良莠不齐秘书工作的质量也是不尽如人意所以秘书职业长期以来才会被部分人误解或产生偏见.

    三秘书职业教育存在缺陷

    自20世纪80年代以来为适应飞速发展的市场经济需求秘书职业的工作环境、工作方式进一步现代化社会对秘书的需求量也在不断增长秘书的工作范围相应的也在扩大随之而来的是整个社会对秘书从业人员的的要求和标准也在逐日的提高.由于这种种原因社会上很多教育和培训机构都相继推出了各类秘书职业培训课程全国高校纷纷设置了秘书学专业这些趋势都表明了社会正在试图通过各种方式来培养更多的新型秘书.然而另一方面在具体的教学和实施中许多高校秘书专业却大都侧重于秘书的专业知识和专业技能培养弱化了对学生职业意识的培养导致了他们在将来的职场中缺乏自信.很多年来因为各种各样的问题存在所以导致了秘书学专业的教学一直存在着种种缺陷和不足.第一专业性不强科目设置不合理教育观念落后于时代.部分高校的秘书学专业设置的课程囊括了从汉语言学、新闻学甚至到广告学的某些课程而与本专业息息相关的专业性课程深度及广度却存在涉及面不够的现状.第二教学方法太过单一教育思想陈旧几乎还是沿袭了传统的"满堂灌"的教学模式学生无法真正的掌握所学知识.第三大多数高校设置的秘书学课程考试方式和内容误导了学生所以学生只是死记硬背课本上的内容而并没有充分发挥主观能动性学生的创造力和想象力一定程度上被限制而这样的人才也早已不是现代社会所需要的了.

    二、当代秘书职业的特征表现

    一秘书工作的综合服务性

    作为秘书职业的根本职能"综合服务"在实际的秘书工作当中也是发挥着至关重要的作用.同时为领导提供综合服务的职能所涉及到的内容也是相当广泛的.可以说秘书的服务范围紧紧跟随领导的管理范围一步也不能差.那么作为秘书人员则必须要做到眼观六路耳听八方想领导想得到想不到的事情.那么理所当然的综合性它不仅仅是说秘书人员的实际工作内容涉及到哪些方面更重要的是是秘书人员要对收集来的各种各样的信息进行分析、深化、总结和概括让这些信息更加的具体化结合本单位实际情况有机糅合和加工使之为我所用这样的综合性才是秘书工作的真正涵义.同时秘书工作的综合性也是因为其辅助领导工作的多面性决定的.因为在一个企业中每一级领导者都处于不同层层级的管理岗位上都必须掌控全局统筹兼顾为企业的未来做各种决策.而我们的秘书部门和人员在这个时候就起到了至关重要的作用秘书人员要根据本单位各个职能部门的功能来有效沟通上传下达使得团队之间更加和谐融洽.另一方面从一个企业的整体功能结构来看任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合才能形成合理的机关结构.而且单位层级越高业务部门越多越是需要加强综合协调工作以便发挥机关的整体功能而秘书部门正是这样一个综合协调部门.

    正是因为领导工作的全面性决定了秘书工作的综合性所以秘书人员还得为平行的职能部门执行管理职能并为管理的相对人——组织、公众提供服务.秘书提供的服务主要可分为三大部分办文、办会和办事.办文这一项中主要包括文稿的撰写、公文的运行、档案的整理及后期的利用.而办文成为秘书工作的重要职能也是从它产生那一刻就已经决定了的.办文中最重要的两个环节"收文"和"发文这两项环节可以说在秘书工作中起至关重要的作用.一般来说发文环节有其特定的一些步骤一般包括拟稿、会商、核稿、签发、复核、注发、缮印、用印、分装等程序.随着计算机技术、信息科学技术的不断发展和进化发文处理也可以以电子公文为对象通过电子公文流转系统进行处理.那么收文也是有着它自己的一些程序和步骤我们可以从文件接收开始逐一来看接收之后先是对文件的具体处理然后是处理之后对文件的归类、管理.主要可分为签收、拆封、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办.秘书职业中还有一个重要的服务工作便是"办会".办会顾名思义就是对会议的处理具体是则包括了秘书要为领导准备会议、具体的操办会议以及出现突发性事件如何处理的问题.主要包括有会前准备、会中服务、会后落实以及在会前、会中、会后的大量会议文字工作和文件材料处理事务.秘书的会议事务工作在发挥会议职能推进全局工作上有着重要的作用.秘书服务工作中最后一个重要的内容就是上文提到的"办事"办也就是说秘书人员要为领导处理工作中各种各样繁杂琐碎的事情这样子领导才能有时间和精力去处理更多重要的事情来为公司提高效益.那么秘书人员"办事"服务事务的范围相当广泛这一项中涉及到的内容也是非常宽泛的主要有常规事务、随机事务和受权事务三类.

    综上所述秘书工作不是一项简单的专业性技术性很强的工作而是要关注和处理各个方面的问题.除了上文中"办文"、"办会"、"办事"以外对机关内部各单位、各分支部分的工作情况秘书都应有所了解这样才能协助领导实现全面管理.综合服务性也反映了秘书工作的超脱性.因为秘书工作不是具体的业务工作所以才能超脱于其他部门利益之上辅助领导开展综合协调与督促检查工作.同时秘书人员也要有更高的职业素养秘书人员要有具有全局观念站在领导者的角度观察、分析和出路问题提出参谋建议虽然不在领导岗位却要能时时刻刻想着领导的事情.其次秘书人员的知识储备也必须是大而广泛的基础知识、专业知识、辅助知识缺一不可.其次秘书人员在实际工作中也必须要采用调查研究的方法以信息工作为基础参谋管理原则运用自己的专业知识更好地帮助领导解决实际工作中遇到的各类问题.总之现代秘书一定也必须是必须是"智囊型"的人才必须要样样精通才能更好的完成自己的工作以适应领导的需要.最后秘书人员必须具备较强的综合概括能力和综合协调能力帮助领导处理相关业务为领导出谋划策贡献自己的一份力量体现自己的价值.

    二秘书工作的参谋辅助性

    传统的秘书职业中秘书人员从来只是被动的帮助领导处理一些事情或者解决一些问题但是随着科学技术的迅猛发展和信息化的不断深入新形势下要求秘书人员必须从被动辅佐转化为主动配合领导秘书人员要为领导做好决策前的信息提供、决策中的建议参谋和决策后的落实工作真正成为领导的智囊.站在管理的角度看问题秘书工作中的辅导性又是和主导型相呼应的领导是处在一个管理的主动地位而秘书人员属于从属地位是依附于领导的次要地位秘书的各项工作都是围绕领导展开的都是以领导为中心和枢纽的都是为了给领导创造更加便利的工作条件.换言之秘书人员和领导是息息相关脱不开关系的谁也不能单独存在具有明显的辅佐与被辅佐性.


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